كيفية إعداد عيد الميلاد والتخطيط الجيد له

يعتقد البعض أن إعداد عيد الميلاد يقتصر على توفير الكعك والشموع والبالونات فحسب، رغم صحة ذلك الاعتقاد إلا أنه في نظر أصحاب الخبرة في مجال تنظيم الاحتفالات يعاني من قصور شديد، حيث أن هناك فرق شاسع بين إعداد عيد الميلاد بصورة تقليدية روتينية تدفع إلى الملل وبين تجهيز عيد الميلاد بشكل مثالي، فإذا كنت تسعى إلى تحقيق النوع الثاني وتنظيم احتفالية مثالية تضمن من خلالها إدخال السرور على قلب صاحب الحفل في ذكرى مولده وقضاء أوقات ممتعة برفقة الأصدقاء فعليك اتباع مجموعة التعليمات الموصى بها في هذا الخصوص، والتي لا تشتمل على أساليب إعداد الديكورات وتزيين موقع الاحتفال وخلافه، إنما تتمثل في بعض الخطوات التمهيدية الاستباقية التي تعد بمثابة تخطيط دقيق لإقامة حفلاً مميزاً ليكون ذكرى سعيدة لا تنسى.

تعليمات تجهيز و إعداد عيد الميلاد

تحديد متوسط الميزانية :

عادة ما تخرج حفلات عيد الميلاد بصورة مغايرة لما كان متوقعاً، أو تبدو أقل من المستوى المطلوب، وذلك عادة يكون راجع إلى قلة الميزانية المتوفرة وفي تلك اللحظة ندرك أن كان من الممكن الاستغناء عن بعض تجهيزات عيد الميلاد غير الضرورية أو المؤثرة وتوفير تجهيزات أخرى كانت أكثر أهمية وتأثيراً.

تلك الأخطاء تحدث نتيجة غياب التخطيط والعمل على إعداد عيد الميلاد بصورة عشوائية، ولتفادي ذلك يُفضل تحديد الميزانية المتوفرة لإقامة الحفل من البداية، وفي ضوء المتوفر يتم التخطيط لأسلوب تنظيم الحفل وتحديد المكان الذي ستقام بها وعدد الأفراد اللذين ستتم دعوتهم والفقرات التي سيتضمنها وغير ذلك، تحديد الميزانية وإعداد قائمة مفصلة بخطة تنظيم الحفل ستساهم في إخراجه في أفضل صورة.

التخطيط المبكر للحفل :

كثيراً ما نبدأ في التجهيز لاحتفالية أعياد الميلاد في أوقات متأخرة، أي قبل حلول ذكرى المولد بأيام قليلة، ويعد ذلك من الأخطاء الشائعة التي نرتكبها والتي تؤدي إلى خروج الحفل في النهاية في صورة غير مُرضية.

يفضل البدء في إعداد عيد الميلاد قبل حلوله بفترة كافية تقدر بنحو ثلاثة أسابيع على الأقل، ويشمل التجهيز في تلك المرحلة إعداد قائمة بالمدعوين المحتملين والبحث عن العروض المقدمة من صالات المناسبات والمفاضلة بينها أو شراء التجهيزات اللازمة لتزيين المكان إن كان الحفل سيُقام في المنزل وخلافه..

التخطيط المبكر للاحتفال سيُسهل عليك عملية المفاضلة بين الفقرات والتجهيزات المختلفة حسب درجة الأهمية، حيث يمكن من البداية الاستغناء عن بعض الأمور لصالح أمور أخرى أكثر جدوى، كما سيساعدك على تلقي المزيد من العروض من منظمي الحفلات وقاعات المناسبات واختيار الأنسب من بينها.

تحديد التوقيت المناسب للحفل :

من الأمور الواجب أخذها بعين الاعتبار عند العمل على إعداد عيد الميلاد تحديد التوقيت المناسب للحفل، والذي يجب أن يكون مناسباً لطبيعة المدعوين حتى يسهل عليهم الحضور والبقاء حتى نهاية الحفل.

عند العمل على تجهيزات عيد الميلاد يجب مراعاة الفئة العمرية للنسبة الغالبة من المدعوين وتحديد الموعد بما يتناسب معهم، فإذا كان الحفل يخص أحد المراهقين أو البالغين ففي تلك الحالة من الممكن أن تبدأ فعاليات الاحتفال في وقت متأخر نسبياً ليكون أشبه بسهرة ممتعة، أما إذا كان الحفل يخص طفل أو شخص متقدم في العمر وستتم دعوة ضيوف من نفس الفئة العمرية فسيكون من الأنسب إقامة الحفل في وقت مبكر؛ إذ أن الأشخاص من تلك الفئات يحتاجون الراحة وعادة ما يخلدون إلى النوم في وقت مبكر.

المرونة في اختيار تاريخ إقامة الحفل :

يفضل الكثيرون إقامة حفلات أعياد الميلاد في التاريخ الأصلي أي اليوم الذي يوافق ذكرى ميلاد الشخص، لكن ذلك كثيراً ما يفرض قيوداً على الحضور، حيث أن ذكرى الميلاد قد تأتي موافقة لأحد أيام منتصف الأسبوع أو يتصادف حلولها مع حلول مناسبة هامة مثل بداية شهر رمضان أو أول أيام العيد وغير ذلك، وفي تلك الحالة تزداد نسبة احتمالات اعتذار المدعوين عن الحضور لما لديهم من التزامات عائلية أو عملية.

ينصح الخبراء عند العمل على إعداد عيد الميلاد بضرورة الاتسام بالمرونة في تحديد التوقيت، حيث يمكن تقديم تاريخ الحفل أو تأخيره بضعة أيام عن التاريخ الفعلي لذكرى الميلاد ليكون التوقيت مناسباً للنسبة الغالبة من المدعوين، ويُفضل إقامة الحفل في ليالي العطلات حيث لا يكون المدعوين مرتبطبين بأي تكاليف أو واجبات منزلية بما في ذلك صاحب الحفل نفسه.

اختيار موقع الحفل :

يأتي اختيار المكان الذي سيُقام به الحفل في مرتبة متقدمة ضمن قائمة الأولويات التي يجب النظر إليها عند إعداد عيد الميلاد وتنظيم الحفلات، ويمكن تحديد مكان الحفل المناسب حسب الفئة العمرية لصاحب الحفل وكذلك النسبة الغالبة من المدعوين، ونوع الأنشطة الترفيهية المراد تنظيمها ضمن فعاليات الحفل.

عند إعداد عيد الميلاد الخاص بأحد الأطفال سيكون من الأفضل إقامته داخل مساحة مفتوحة، مثل قاعات الاحتفال Out door، أو حدائق الأندية أو حديقة المنزل في حالة توفرها، حيث أن ذلك سيوفر مساحة واسعة يمكن للأطفال الانطلاق داخلها والاستمتاع بوقتهم وممارسة ألعابهم وهواياتهم.

أما إذا كان حفل عيد الميلاد يخص البالغين فيمكن في تلك الحالة إقامته داخل أحد المطاعم أو الكافيهات، حيث أن استمتاع البالغون بأوقاتهم لا يتطلب توفير مساحات كبيرة، فسهرة ممتعة برفقة الأصدقاء المقربون داخل مكان مميز ستفي بالغرض.

الابتكار في الفقرات الاحتفالية :

عند التخطيط لـ إعداد عيد الميلاد يفضل الابتعاد عن الأساليب التقليدية قدر الإمكان، فعيد الميلاد ليس كعكعة وشموع فحسب، بل أن الهدف الرئيسي منه ضمان قضاء أوقات ممتعة مع الأهل والأصدقاء، لذلك يرى متعهدي الحفلات وأصحاب الخبرة في مجال تنظيم الفعاليات من هذا النوع أن لابد من الابتكار في تنظيم الحفل لتحقيق المزيد من المتعة.

يمكن تحقيق ذلك من خلال تضمين الحفل فقرة غنائية إذا كان الحفل يخص مراهقاً أو شخص كبير بالسن، أو المجئ بأحد الأشخاص ممن يقدمون فقرات المهرج أو الساحر وغيرها من الفقرات الترفيهية إذا كان الحفل خاص بالأطفال دون العاشرة على سبيل المثال، أما إذا كانت الميزانية منخفضة يمكن الاستعاضة عن ذلك بتنظيم بعض المسابقات بين المدعوين، أو إجراء عملية سحب على بعض الجوائز العينية البسيطة، هذه الأمور ستضفي أجواء أكثر مرحاً على الحفل وتجعله بعيداً كل البعد عن النمطية والملل.

فقرة الذكريات من الأمور الهامة :

من الأخطاء التي يقع فيها الكثيرون عند العمل على إعداد عيد الميلاد انصباب تركيزهم بالكامل على اللحظة الراهنة، لكن في الحقيقة أن الاحتفال لا يكون فقط بمناسبة حلول ذكرى ميلاد شخص معين، إنما يكون بما حققه هذا الشخص خلال سنوات حياته الماضية.

يرى الخبراء أن فقرة استعادة الذكريات من الأمور الهامة الواجب توافرها ضمن فعاليات الحفل، حيث أنها تدخل السعادة على قلب صاحب الحفل وتعيد عليه ذكرى أفضل لحظات حياته، يمكن تنظيم ذلك من خلال تحرير مقطع فيديو يضم لقطات مصورة لنجاحات هذا الشخص منذ طفولته وحتى اللحظة الحالية، أو من خلال إعداد تصميم مُجمع من تلك الصور وتثبيته على الحائط أو غير ذلك.

حفل عيد الميلاد الهدف الرئيسي منه هو الاحتفال بالسنوات الماضية وتمني دوام السعادة والنجاح في السنوات المقبلة، وإضافة فقرة الذكريات إلى الحفل ستلخص تلك الرسالة بصورة بسيطة وراقية.