تعليمات كتابة الرسائل الرسمية باحترافية تامة

في ظل الثورة والنهضة العلمية والمعرفية وتقد وسائل الاتصال وتكنولوجيا المعلومات إلا أن الرسائل الرسمية لم تفقد قيمتها وبريقها وأهميتها وفي المعتاد تكون تلك الرسائل محددة بنمط وشكل وديباجة معينه حتى وان كانت الوسائل المتبعة لإرسال الرسالة هي وسائل إلكترونية فللرسالة الرسمية شكل لا تخطئه العين بعكس الرسائل الأخرى التي لا تكون ملتزمة بنفس الشكل والمحتوى وفي المقال التالي نستعرض كيفية كتابة الرسائل الرسمية.

ماذا تحتاج لتنفيذ هذه التعليمات؟

تحضيرات قبل كتابة الرسائل الرسمية

في البداية يجب على المرسل تحديد ومعرفة الجهة المرسل إليها الخطاب وكذلك تحديد نوع الرسالة المرسلة وهل هي رسالة رسمية أم لا والى شخص معين في الجهة المرسل إليها فيجب اتباع النمط الرسمي عند إرسال الرسائل إلى المديرين والأشخاص الغير معروفين والغير مرتبطين بالمرسل، وبعدها يقوم المرسل بتحديد الوسيلة الأمثل والأنسب لإرسال تلك الرسالة وفي الغالب يكون البريد العادي هو الأسلوب المتبع لإرسال الرسائل الرسمية وفي بعض الحالات والاستثناءات يتم إرسال الرسائل الرسمية عبر البريد الإلكتروني أو يتم تسليمها مباشرة باليد، بعدها يتم تحديد الترويسة فيجب استخدام ترويسة رسمية عند كتابة الرسائل الرسمية فعلى سبيل المثال أذا كانت الرسالة إلى مؤسسة معينة يتم ترويسة الرسالة بالترويسة الرسمية للمؤسسة أو يمكن تصميم ترويسة عبر الحاسوب وإذا لم يستطيع الشخص استخدام الترويسة الرسمية فيقوم بذكر عنوان واسم الشركة في الأعلى.

أمور مهمة يجب الالتزام بها عند كتابة الرسائل الرسمية

عند كتابة الرسائل الرسمية يجب الاعتناء عناية خاصة باللغة فيجب على اللغة المستخدمة في كتابة تلك الرسائل أن تكون قوية واضحة المعاني لا تعتمد على ألفاظ عامية أو ألفاظ صعبة أو ألفاظ وكلمات تحمل أكثر من معني فاللغة السهلة والواضحة والدقيقة هي الأنسب في كتابة الرسائل الرسمية كما يجب على الكاتب التدقيق اللغوي والإملائي الشديد فلا يجب أن تحتوي الرسائل على أي أخطاء إملائية أو نحوية كما يجب الالتزام بالإيجاز والاختصار عند كتابة الرسائل الرسمية فهي مقتصرة على جانب العمل ويتم إرسال وتلقي الكثير منها يوميا لذا وجب أن تكون الرسالة مركزة وموجزة وواضحة فلا داعي للإسهاب في الكلام والشرح والتفصيل وكذلك يجب تجنب العبارات والألفاظ الودية ويراعي الاهتمام بالأفكار الرئيسية والأساسية عند كتابة الرسائل العلمية حتى تلفت اهتمام القارئ ولا تصيبه بالضجر من الرسائل بالإضافة إلى الالتزام بالتنسيق السليم والمتبع حسب النموذج المعمول به عند إرسال ذلك النوع من الرسائل إلى تلك الأماكن والمؤسسات.

أنواع الرسائل الرسمية وأهميتها

تعتبر وسيلة اتصال وتخاطب بين الدوائر والمصالح والمؤسسات المختلفة وكذلك الإدارات المختلفة داخل المؤسسات وكذلك تشكل حلقة الوصل بين الأفراد والمؤسسات فيقوم بالأفراد بالطلب أو تقديم توصيات والقيام بالمعاملات في المؤسسات المختلفة عن طريق كتابة الرسائل الرسمية فهي تختصر الكثير من الوقت والمجهود بالإضافة إلى كونها وسيلة مهمة في توثيق الأعمال الرسمية والمكتبية، ومن أنواع الرسائل الرسمية:

• الرسائل الداخلية وهي التي تتم بين الموظفين والأقسام في نفس المؤسسة أو المصلحة.
• المذكرة الداخلية وهي أيضا وسيلة اتصال داخلية في المؤسسات وعند كتابة الرسائل الرسمية من ذلك النوع يجب إرفاقها بالمعاملة وتوضيح الخدمة المطلوبة.
• رسالة التعميم وهي التي يتم إرسالها لأكثر من مكان في نفس الوقت حيث يتم توجيهها إلى مستويات إدارية مختلفة بشأن تغيير في نظام العمل أو التعديلات التي تطرأ على القوانين واللوائح والمعاملات.
• الرسالة الخارجية وهي التي تتبادلها الجهات المختلفة فيما بينها حيث يتبادلها جهازان أو مؤسستان مختلفتان.
• رسائل النموذج وهي الشكل الذي يتم به إرسال الطلبات الرسمية وفي العادة تحوي معلومات ثابتة بفراغات معينه وتضم معلومات متفرقة مثل معلومات خاصة بالفواتير والتذاكر.

كيفية كتابة الرسالة الرسمية في اللغة العربية

يوجد نمط وشكل معين ومحدد يجب الالتزام به عند كتابة الرسائل الرسمية ومن غير المألوف الخروج عن هذا النمط كي لا تفقد الرسالة قيمتها ففي البداية يتم وضع الترويسة المناسبة أو العنوان المناسب والمختصر للرسالة بعدها يتم ترك فراغ بسيط والبدء بكتب التاريخ أعلى يمين الصفحة ولا يضاف التاريخ عادة في كتابة المراسلات الإلكترونية لأنه يضاف بشكل تلقائي ثم يتم كتابة اسم الشخص المرسل إليه أو الجهة المرسل إليها مع ذكر اللقب المتبع استخدامه لهذا الشخص فيجب أن تضاف الألقاب الخاصة بالمهن والدرجات العلمية فيقال للشخص اللواء فلان أو المهندس فلان أو الدكتور فلان ثم يتم وضع التحية المناسبة وفي المعتاد تكون التحية مختصرة لا تتجاوز السطر الواحد مثل ” تحيه طيبة وبعد” كما يجب في الرسائل مراعاة جنس ونوعية المرسل إليه فإذا كان الشخص الذي يرسل الرسالة لا يعرف من سيقوم بتلقي الرسالة في تلك الهيئة وكانت الشخصية شخصية اعتبارية يبدأ الخطاب بكلمة –إلى من يهمه الأمر- أما إذا كان جنس المرسل إليه معروفا بجانب عدم معرفته بشكل شخصي يضام كلمات للاحترام والتوقير مثل –السادة المحترمون- للرجال و –السيدات الفاضلات- للنساء وفي حالة معرفة الشخص المرسل إليه هو شخص معروف فتبدأ الرسالة بكلمة السيد المحترم أو كلمة السيدة الفاضلة للسيدات متبوعة باسم هذا الشخص بالإضافة لوضع اللقب الرسمي والمتبع في مناداة هذا الشخص أو الدرجة العلمية الحاصل عليها مثل الدكتور أو الدكتورة وبعد الانتهاء من التحية يبدأ المرسل في سرد وكتابة متن الموضوع بشكل لغوي سليم واضح ودقيق فالمتن أو جسم الرسالة هي أهم أجزاء الرسالة ويجب الاعتناء به وترتيبه والحرص على شكله العام فتكون الفواصل والفروق بين الكلمات متساوية وكذلك السطور ويتم ضبط نهاية الفقرات داخل الرسالة وبعد الانتهاء من متن الموضوع الرئيسي يكتب الهدف المرجو من الرسالة أو الطلب الذي يطلبه المرسل ويتم استخدام كلمات مثل “برجاء الانتباه والمتابعة” وبعدها يتم وضع الكلمة الختامية باستخدام كلمات مثل “تفضلوا بقبول فائض الاحترام والتوفيق” أو “مع تحياتي” وينتهي الخطاب بإمضاء مرسل الخطاب ولقبه ووظيفته.

نموذج لرسالة رسمية

الرسالة التالية هي رسالة التقدم بوظيفة في بنك ويكون نص الرسالة كالتالي:

بسم الله الرحمن الرحيم

بنك …..

بتاريخ 25 أغسطس 2017

السادة المحترمين مسئولي بنك…….

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة وبعد

يسرني التقدم بطلب لشغل منصب/وظيفة ……. أو أي من الوظائف الشاغرة والتي يراها السادة الأفاضل مناسبة لتخصصي ومؤهلاتي في المعاملات البنكية والتجارة والحاصل علية من كلية …… بجامعة …… بالإضافة إلي عديد من المؤهلات والخبرات والتي تتضمن:

1- دورات تدريب في اللغة الإنجليزية.
2- دورات في التعامل مع الكمبيوتر والإلكترونيات.
3- فتره تدريبية في البنك ….. وشركة …….. ما بين عامي 2009 و2017.

مع العلم بأني قدر أرفق مع طلبي نسج من جميع أوراقي الدراسية والثبوتية والمتواجد بها ما يلي:

1- السيرة الذاتية.
2- صورة شهادة التخرج.
3- شهادة انتهاء وقضاء الخدمة العسكرية.
4- شهادة حسن سير وصلوك من جهات العمل السابقة.
5- نسخة من البطاقة الشخصية وصورة من جواز السفر.
6- إفادة وشهادة خبرة من الأماكن التي سبق لي العمل بها.
7- شهادات وتقارير دورات الكمبيوتر واللغة الإنجليزية.

وأرجو منكم النظر وأتمنى أن أحظى بالموافقة والقبول لطلبي هذا، وأعدكم ببذل أقصى مجهودي وطاقتي وأن أكون عند حسن ظنكم.

تفضلوا بقبول وافر الاحترام والتقدير،

مقدم الطلب